เจ็บมากี่ครั้งแล้วกับตำแหน่งที่เรียกว่า Admin ในใบสมัครงาน

งาน Admin หรืองานฝ่ายธุรการ เป็นงานที่มีขอบข่าย และหน้าที่ความรับผิดชอบของงานที่ค่อนข้างกว้าง จนหลายคนอาจจะเข้าใจว่างานด้านนี้ มีความคล้ายคลึง และค่อนข้างเหมือนกับงานของ HR บางคนถึงกับบ่นว่า เจ็บมากี่ครั้งแล้วกับตำแหน่งที่เรียกว่า Admin ในใบสมัครงาน แต่หากลองวิเคราะห์จากเนื้องานแล้ว จะเป็นว่างานทั้งสองประเภทนี้จะมีความแตกต่างกันอยู่อีกทั้งงาน Admin นี้จะเน้นที่การประสานงานเป็นหลัก เนื่องจากงาน Admin เป็นงานที่มีลักษณะของการเป็นฝ่ายสนับสนุนค่อนข้างมาก เห็นได้จาก ผู้ที่ทำงานธุรการสามารถเข้าไปช่วยเหลืองานในฝ่ายอื่น ๆ ได้ เช่น Admin สามารถเข้าไปช่วยงานของฝ่าย HR ในด้านดูแลด้านเอกสาร หรือ ประสานงานกับพนักงาน เป็นต้น ขอบข่ายงานของ Admin จึงอยู่ที่ว่าต้องไปสังกัดอยู่กับฝ่ายไหน แต่โดยรวมแล้ว งานธุรการจะเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการดูแลงานเอกสารต่าง ๆ การติดต่อประสานงานภายใน และนอกองค์กร การจัดเก็บ และค้นหาเอกสาร การจัดเตรียมการประชุม เป็นต้น

เจ็บมากี่ครั้งแล้วกับตำแหน่งที่เรียกว่า Admin ในใบสมัครงาน

เจ็บมากี่ครั้งแล้วกับตำแหน่งที่เรียกว่า Admin ในใบสมัครงาน

ตำแหน่งงาน Admin ที่เปิดรับสมัคร จะมีทั้ง Admin ฝ่ายขาย Admin ฝ่ายบุคคล หรือ Admin ฝ่ายการตลาด ตำแหน่งงานต่าง ๆ เหล่านี้ จะมีหน้าที่ และความสำคัญของงานแตกต่างกันไป ดังนั้น ก่อนจะสมัครงานในตำแหน่งนี้ ควรดูรายละเอียดของงานให้ถ้วนถี่ก่อนว่า เป็นงานที่ตรงกับความสามารถของเราหรือไม่ การเริ่มต้นสมัครงาน Admin นอกจากจะต้องเป็นคนที่มีทัศนคติ และแนวคิดด้านบวกในการเริ่มต้นชีวิตการทำงานแล้ว การจบการศึกษาที่ตรงกับสายงานก็มีส่วนสำคัญ ผู้หางานที่ต้องการงานด้านธุรการ คือ คนที่มีความรู้ความสามารถ และเรียนจบมาจากสาขาต่าง ๆ ดังนี้ คณะบริหารธุรกิจ (เอกเลขานุการ) สาขาบริหารการจัดการ สาขาบริหารการตลาด สาขาคอมพิวเตอร์ธุรกิจ แต่หากมองตามหลักความเป็นจริงแล้ว สายงานนี้ค่อนข้างเปิดกว้าง ขอให้เป็นผู้ที่มีความรู้ความสามารถตามที่ตำแหน่งงานได้กำหนดไว้ โอกาสที่จะได้งานนี้ก็มีค่อนข้างสูง

ผู้ที่ทำงาน Admin ควรมีคุณสมบัติอย่างไร คุณสมบัติของผู้ทำงาน Admin โดยรวมแล้ว ต้องเป็นคนที่รับความรับผิดชอบสูง มีความอดทน มุ่งมั่นในการทำงาน อีกทั้งมีความคล่องแคล่ว มีใจรักงานบริการ ใจเย็น มีมนุษยสัมพันธ์ดี เข้ากับบุคคลอื่นได้ง่าย สามารถประสานงานระหว่างบุคคล หรือระหว่างองค์ได้เป็นอย่างดี อดทนต่อสภาวะแรงกดดันในการทำงานได้

นอกจากคุณสมบัติข้างต้นแล้ว ผู้ที่ทำงาน Admin อาจจะต้องมีทัศนคติด้านบวก เหล่านี้ รวมอยู่ด้วย เพื่อเพิ่มความสุขในการทำงานให้มีมากขึ้น

  • มีความละเอียด รอบคอบ สนใจรายละเอียดของงานที่ทำ ให้ผิดพลาดน้อยที่สุด
  • เปิดใจกว้างยอมรับทั้งเสียงตำหนิ และคำชมเชย เพื่อเป็นกำลังใจในการทำงาน
  • ปัญหาที่เกิดขึ้น คือสิ่งท้าทาย และเป็นสิ่งเตือนใจให้เราได้เรียนรู้
  • มุ่งมั่นในการทำงาน เพื่อให้บรรลุสู่เป้าหมายอย่างเต็มที่
  • ภูมิใจในหน้าที่การทำงานของตนเอง ให้ระลึกเสมอว่างานที่เราทำมีคุณค่า
  • คิดอยู่เสมอว่า ความสุขของคนที่ได้ทำงาน Admin คือการได้ช่วยเหลือคน
  • บทบาท และหน้าที่ของงาน Admin

งาน Admin จะมีขอบข่ายความรับผิดชอบอยู่ที่การช่วยเหลือ หรือจัดการธุระต่าง ๆ ให้กับบุคคลในองค์กร อาจจะมีความแตกต่างกันไปบ้างตามแผนกที่ตัวเองสังกัดอยู่ แต่งานหลัก ๆ ของธุรการ จะมีดังนี้

  • ติดต่อประสานงาน เดินเอกสารให้กับพนักงาน
  • ดูแลสถานที่ หรือติดต่อกับฝ่ายอาคาร ในกรณีที่ต้องการใช้สถานที่จัดกิจกรรมต่าง ๆ
  • ดูแลเอกสาร หรือส่งจดหมายให้กับพนักงานในแผนกต่าง ๆ
  • ตรวจสอบ และสั่งซื้ออุปกรณ์ออฟฟิศให้กับพนักงาน
  • ดูแลบริหารออฟฟิศ ด้วยการดูแล ควบคุมการทำความสะอาดของแม่บ้าน
  • ดูแลพนักงานรับส่งเอกสารที่มาติดต่อกับบริษัท

งาน Admin เป็นตำแหน่งงานที่สำคัญตำแหน่งหนึ่งในบริษัท แต่หน้าที่ความรับผิดชอบนั้น อาจจะต้องใช้ความอดทนอยู่บ้าง เพราะบางครั้ง อาจจะต้องเจอกับพนักงานเจ้าปัญหา ที่สร้างความยุ่งยากลำบากใจบ้าง แต่หากเราสามารถควบคุม ดูแลงานส่วนนี้ให้ออกมาได้ดี งานของเราก็จะออกมาเป็นดังที่คาดหวัง