การสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน อุปสรรคที่ต้องก้าวข้ามเพื่อสิ่งที่ดีขึ้น

การทำงานในองค์กรย่อมต้องอาศัยการติดต่อสื่อสาร และประสานงานระหว่างบุคลากรหน้าที่ต่าง ๆ กัน คนทำงานที่ประสบความสำเร็จนั้น การสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน เป็นเรื่องสำคัญมากไม่ว่าจะเป็น หัวหน้ากับลูกน้อง พนักงานกับ ฟรีแลนซ์ แต่บ่อยครั้งที่การสื่อสารก็กลายมาเป็นอุปสรรคในการทำงาน จากข้อผิดพลาดเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ลุกลามกลายเป็นปัญหาน้ำผึ้งหยดเดียว ทำอย่างไรให้ก้าวข้ามอุปสรรคในการสื่อสารเหล่านี้ได้ มีข้อคิดน่าสนใจฝากไว้ให้คนทำงานได้นำไปปรับใช้ เพื่อให้สามารถสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน อุปสรรคที่ต้องก้าวข้ามเพื่อสิ่งที่ดีขึ้น

การสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน อุปสรรคที่ต้องก้าวข้ามเพื่อสิ่งที่ดีขึ้น

เปิดตัว เปิดใจ ผูกมิตรกับเพื่อนร่วมงาน

เปิดเผยตัวเอง เพื่อเปิดใจ และนำไปสู่การเปิดทางให้เพื่อนร่วมงานรู้จักตัวตนเรามากขึ้น แสดงออกถึงบุคลิกที่เป็นมิตรเพื่อง่ายต่อการสื่อสารพูดคุยกัน นอกจากการพูดคุย ศิลปะในการผูกมิตรอีกอย่างหนึ่งก็คือ การช่วยเหลือผู้อื่น ที่ไม่ใช่แค่การบอกหรือการแนะนำ แต่อาจเป็นการช่วยเหลือหรือแบ่งปันเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ในชีวิตประจำวัน เพียงเท่านี้ก็สร้างความรู้สึกดี ๆ ให้แก่กันได้ไม่น้อย

ใส่ใจ ให้ความสำคัญ เป็นผู้ฟังที่ดี

การเป็นผู้ฟังที่ดีนั้น ถือเป็นการแสดงความสนใจ เอาใจใส่ ให้ความสำคัญกับคู่สนทนา ทำให้จับใจความการสนทนาได้ครบถ้วนสมบูรณ์ เข้าใจเรื่องงานได้ถูกต้อง ทำงานได้ตรงตามวัตถุประสงค์ ทุกคนมีความเข้าใจในงานตรงกัน การแสดงความสนใจและให้ความสำคัญกับผู้ที่ติดต่อสื่อสารด้วยนั้น ทำได้ทั้งโดยสีหน้า ท่าทาง น้ำเสียง และคำพูดที่แสดงการยอมรับ กระตือรือร้นต่อการสนทนา มองสบตาโดยเปิดเผยจริงใจ เต็มใจต่อการพูดคุย ให้เวลาเพียงพอต่อการสื่อสาร พยายามทำความเข้าใจกับสิ่งที่อีกฝ่ายต้องการให้รับทราบ ย่อมสามารถผูกมิตรและช่วยสร้างความไว้วางใจจากเพื่อนร่วมงานได้เป็นอย่างดี

ใช้คำว่า “เรา”

เมื่อต้องการให้เกิดความรู้สึกอันหนึ่งอันเดียวกัน ควรใช้คำว่า “เรา” ในการพูดคุยทุกครั้ง ทำให้เกิดความรู้สึกเป็นพวกพ้องเดียวกัน ลดความรู้สึกแบ่งแยก และใช้ในการพูดชักจูงใจได้เป็นอย่างดี หรือถ้าใช้ในสถานการณ์ที่เป็นการตำหนิ ผู้ถูกตำหนิก็จะไม่เสียหน้ามากนัก ลดความรู้สึกทางลบอันนำไปสู่อุปสรรคในการสื่อสารที่เราควรหลีกเลี่ยง

เอาใจเขามาใส่ใจเรา

ใช้วิธีการที่นักจิตวิทยานิยมใช้ คือการสะท้อนความรู้สึกหรือสะท้อนเนื้อหาคำพูดของคู่สนทนา แสดงความเข้าใจอีกฝ่ายหนึ่งโดยไม่ต้องพูดคำว่า “ฉันเข้าใจคุณ” ที่เป็นคำผิวเผิน ไม่มีความหมายจริงจัง ทั้งยังแสดงความไม่เข้าใจอีกฝ่ายมากยิ่งขึ้นไปอีก เพราะการสะท้อนความรู้สึกหรือสะท้อนเนื้อหาคำพูดของคู่สนทนา เป็นการเข้าถึงความรู้สึกหรือเนื้อหาในสิ่งที่เขากำลังสื่อสารให้เรารับทราบ ซึ่งเมื่อเรารับทราบและเข้าใจสารนั้นแล้ว ก็สื่อความเข้าใจดังกล่าวไปสู่เจ้าตัว รับรองว่าได้ใจคู่สนทนาอย่างแน่นอน

ไม่พาดพิงถึงบุคคลที่ 3

ในการสนทนากันเรื่องงาน หรือสนทนาแบบกันเองทั่วไป ควรพยายามหลีกเลี่ยงการพูดพาดพิงถึง “บุคคล” จะช่วยให้แต่ละฝ่ายสนใจสาระสำคัญของการสื่อสาร แทนที่จะเป็นการเพ่งเล็งที่ตัวคน ช่วยป้องกันการวิพากษ์วิจารณ์และการนินทา ซึ่งมักจะเป็นปัญหาทำนองน้ำผึ้งหยดเดียวที่อาจนำไปสู่ความขัดแย้งภายในองค์กรได้

ใช้คำถามนำแทนการสั่งสอน

คนส่วนใหญ่ไม่ชอบให้ใครมาอบรมสั่งสอน โดยเฉพาะหากเขาเหล่านั้นไม่ได้ร้อยขอ ดั้งนั้นเมื่อจำเป็นต้องให้คำแนะนำกับเพื่อนร่วมงานเพื่อเป็นแนวทางปฏิบัติในการทำงาน ควรเปิดหัวเรื่องการสนทนาด้วยการใช้คำถามนำ เพื่อกระตุ้นให้อีกฝ่ายหนึ่งได้คิดทบทวนหาเหตุผลได้ เปิดโอกาสให้คู่สนทนาได้คิดหาทางออกของปัญหาหรือหาวิธีทำงานได้หลากหลายแนวทางมากขึ้น จากนั้นเราค่อยเสริมข้อมูลที่ต้องการสื่อสารไปกับการสนทนา เพื่อนร่วมงานก็จะไม่เกิดความรู้สึกขัดแย้ง หรือคับข้องใจจากการถูกอบรมสั่งสอนโดยตรง

แนะนำในสิ่งที่เขาต้องการ

การพูดแนะนำในเวลาที่ไม่ใช่ย่อมไม่ก่อให้เกิดผลดีกับใครอย่างแน่นอน อะไรที่เขาไม่ต้องการหรือพูดในโอกาสที่ไม่เหมาะสม เช่น พูดให้แนะนำต่อหน้าคนหมู่มาก แนะนำด้วยเสียงดัง หรือพูดแนะนำผ่านทางผู้อื่นมาอีกทอดหนึ่ง แม้เรื่องที่เราแนะนำอาจเป็นเรื่องดี แต่ก็อาจทำให้ผู้ถูกแนะนำไม่พอใจได้ ดังนั้น ถ้าต้องการช่วยเหลือเพื่อนร่วมงาน ก็ควรดูด้วยว่า เขาต้องการหรือไม่ ถ้าเขายังไม่ต้องการ ควรทำเพียงแค่ช่วยให้กำลังใจก็จะเป็นทางออกที่ดีที่สุดกับทุกฝ่าย

การสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานจะไม่ใช่เรื่องน่าปวดหัวอีกต่อไป หากการสื่อสารนั้นตั้งอยู่บนความเข้าใจและความจริงใจต่อกัน Keyword สำคัญอยู่ที่การเอาใจเขามาใส่ใจเรา เปลี่ยนคำพูดแค่นิดเดียว ย่อมให้ผลลัพธ์ที่แตกต่างกันได้ คนทำงานทุกคนควรฝึกตัวเองให้สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ สื่อสารอย่างสร้างสรรค์ และลดความขัดแย้ง เพื่อให้การทำงานในองค์กรดำเนินไปอย่างราบรื่น มีความเป็นมืออาชีพ สามารถผลักดันทั้งตัวเอง เพื่อนร่วมงาน ทีมงาน และองค์กรให้เดินหน้าไปสู่เป้าหมายของความสำเร็จได้อย่างแน่นอน

วิธีแก้ปัญหาเฉพาะหน้า ในการทำงานที่ควรทราบ

ในการทำงาน การแก้ปัญหาเฉพาะหน้าเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ และปัญหาที่เกิดขึ้นในหลาย ๆ ครั้ง ก็เป็นปัญหาที่ทีมงานคาดไม่ถึงมาก่อน ไม่ว่าจะอยู่ในอาชีพไหนๆ แม้แต่ ฟรีแลนซ์ ก็เถอะ การแก้ปัญหาเฉพาะหน้าต้องใช้ไหวพริบ และเป็นการวัดกึ๋นของทีมได้เลยว่า มีการจัดการปัญหาได้ดีเพียงไร จริง ๆ แล้วเรื่องการแก้ไขปัญหาหลายคนอาจคิดว่า มันเป็นทักษะเฉพาะตัวหรือเปล่า ฝึกได้จริง ๆ เหรอ ขอบอกไว้ตรงนี้เลยว่า ไม่มีอะไรที่ทำไม่ได้ค่ะ ขอเพียงตั้งใจ แล้วทำตาม 6 ข้อด้านล่างนี้ เชื่อว่าจะช่วยพัฒนาสกิล วิธีแก้ปัญหาเฉพาะหน้า ได้บ้างไม่มากก็น้อย

วิธีแก้ปัญหาเฉพาะหน้า ในการทำงานที่ควรทราบ

วิธีแก้ปัญหาเฉพาะหน้า ในการทำงานที่ควรทราบ

1. ดูจากผู้มีประสบการณ์

แน่นอนว่าไม่มีใครทำทุกอย่างเป็นตั้งแต่เกิด เมื่อเริ่มเข้าทำงานแรกยังเป็นหนุ่มสาวหน้าใหม่ไฟแรง มีโอกาสได้ทำงานใกล้ชิดกับหัวหน้าเก่ง ๆ ก็อย่าลืมรีบเร่งฉกฉวยโอกาสเรียนรู้ทักษะต่าง ๆ ที่ผู้มีประสบการณ์ถ่ายทอดให้ เริ่มแรกถ้ายังไม่มีประสบการณ์ก็เรียนรู้จากผู้มีประสบการณ์นี่แหล่ะดี อาจจะเป็นการเรียนรู้จากหน้างานเมื่อมีปัญหาเกิดขึ้นจริงก็ได้ หรือเกิดจากการสอบถามถึงเคสต่าง ๆ ที่ผู้มีประสบการณ์เคยเจอ เคยผ่านมาให้พี่ ๆ เล่าให้ฟัง เพื่อเตรียมตัวโดยไม่ต้องรอให้ปัญหาเกิดขึ้นก่อนแล้วค่อยไปถาม แล้วเราจำไปใช้ก็ได้เช่นกันค่ะ

2. ทำความเข้าใจกับเรื่องที่ทำให้ถ่องแท้

ฟังจากผู้มีประสบการณ์ก็คงช่วยได้จุดหนึ่ง แต่จะดีมาก ๆ ถ้าเรามีความเข้าใจพื้นฐานต่อเนื้องานที่เรากำลังทำอย่างถ่องแท้ เข้าใจในทุกมุม ความเข้าใจช่วยได้ในหลายส่วนหากมีปัญหาที่ไม่ได้คาดคิดเกิดขึ้น เราจะรู้ทันทีว่าต้องไปตามแก้ที่จุดไหน กับใคร และเราจะสามารถ catch up งานได้ทันว่า โปรเจกต์นี้ดำเนินการไปถึงจุดไหนแล้ว

3. ฝึกวิเคราะห์ปัญหา

การรู้เหตุแห่งปัญหา และผลที่เกิดขึ้นอย่างจริงจัง และไม่หลอกตัวเองย่อมทำให้รู้หนทางแห่งการแก้ปัญหาที่ถูกต้อง เมื่อทำงานมาได้ระยะหนึ่ง เริ่มรู้และเข้าใจ flow การทำงานทั้งหมด สิ่งที่สำคัญก็คือต้องฝึกคิดวิเคราะห์แยกแยะปัญหาให้เป็น เพื่อการแก้ไขปัญหาอย่างแม่นยำ

4. ฟังอย่างแตกฉาน

ที่สำคัญไม่แพ้การพูด ก็คือ “การฟัง” หลายคนเข้าใจผิด หลงลืมมองข้ามการฟังที่ดีไป ทำให้ตีความผิดในหลายเรื่องและนำมาซึ่งความไร้ประสิทธิภาพของการแก้ปัญหา เวลาฟัง จงฟังอย่างตั้งใจ และคิดตามไปด้วย อย่าได้ใจลอย คิดไปถึงเรื่องอื่น ๆ ที่สำคัญจับประเด็นให้ได้ ว่าผู้ส่งสารต้องการจะบอกอะไรกับเราบ้าง แล้วเราจะนำมาวางแผนการแก้ปัญหาได้เป็นอย่างดี

5. เล่าให้มีประเด็น

สลับกันกับข้อด้านบน เวลาเป็นคนเล่า ก็ต้องเล่าอย่างมีประเด็นด้วย เล่าให้ผู้ฟังเข้าใจว่าเราต้องการจะสื่อสารอะไรกับเรื่องนี้ และจะขอความเห็นใน next step อย่างไรก็ว่ากันไป การจะเล่าก็ต้องเตรียมตัว เรียบเรียงประเด็นต่าง ๆ นหัวแล้วค่อยพรั่งพรูออกมา ในกรณีที่เกิดปัญหาขึ้นแล้วต้องเล่า ต้องพยายามเล่าให้ครบถ้วนใจความแต่กระชับมากที่สุด เพื่อจะได้เอาเวลาไปคิดวางแผนวิธีรับมือแก้ไขกับปัญหาได้ทัน

6. ทีมเวิร์ค

สุดท้ายคือเรื่องราวของทีมเวิร์ค ในบางครั้ง ปัญหาที่เกิดขึ้นมาออาจไม่ใหญ่โตมากนัก ลำพังคนเพียงคนเดียวก็เอาอยู่ แต่อีกในหลายครั้งหลายคราที่ปัญหาเกิดมา ต้องการทีมงานมาช่วยกันแก้ไขปัญหา คน ๆ เดียวอาจไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้ทั้งหมดอย่างรวดเร็วทันการณ์ การทำงานการเป็นทีมเวิร์คจึงเป็นสิ่งสำคัญมาก ทุกคนต้องรู้หน้าที่ของตัวเองว่าบทบาทของเราจะช่วยแก้ปัญที่เกิดขึ้นได้ตรงไหน และพยายามผลักดันให้การแก้ปัญหาได้ลุล่วงไปถึงเป้าหมายได้ในที่สุด

ประสบการณ์การแก้ปัญหาเฉพาะหน้าที่สะสมกันมาเป็นสิ่งสำคัญ และควรจำไปใช้ตลอดชีวิตการทำงาน แต่ที่สำคัญไม่ยิ่งหย่อนไปกว่าประสบการณ์ก็คือการฝึกฝนนั่นเอง อย่าลืมพัฒนาทักษะการแก้ปัญหาของตัวเองอยู่ตลอดเวลา และอย่าเหนื่อยหน่ายที่จะต้องทำมัน เพราะปัญหาเป็นของคู่กับชีวิต ตราบใดที่ยังไม่ลาจากโลนี้ไปก็ทำใจเถอะนะ

Cr.Jobsdb